CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI WEBSITE SỞ NỘI VỤ QUẢNG TRỊŠ
04:50 ICT Chủ nhật, 24/09/2017


Quy trình cải tiến

Đăng lúc: Thứ bảy - 07/07/2012 09:21 - Người đăng bài viết: Lê Đại Hành
TÌNH TRẠNG  SỬA  ĐỔI / BỔ SUNG
 
Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
 
 

1.      Mục đích

Sở Nội vụ xây dựng và duy trì quy trình này nhằm:
·        Đảm bảo rằng những vấn đề không phù hợp với các yêu cầu quy định được nhận biết và kiểm soát để phòng ngừa việc sử dụng hoặc chuyển giao vô tình.
·        Đối với hành động khắc phục/ phòng ngừa: loại bỏ các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp đã có/ tiềm ẩn để ngăn ngừa sự tái diễn hoặc ngăn chặn sự xuất hiện.
·        Nhằm có phương pháp cải tiến thường xuyên tính hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo nâng cao năng lực, thoả mãn yêu cầu ngày càng cao của các tổ chức/ cá nhân và các bên có liên quan đến hoạt động của Sở Nội vụ.
 

2.      Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho hoạt động của Sở Nội vụ.

3.      Tài liệu liên quan

-         Sổ tay chất lượng - Phần 8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
-         Sổ tay chất lượng - Phần 8.5.2 Cải tiến
-         Sổ tay chất lượng - Phần 8.5.2 Hành động khắc phục
-         Sổ tay chất lượng - Phần 8.5.3 Hành động phòng ngừa
 

4.      Định nghĩa và chữ viết tắt

3.1.      Không phù hợp: Sự không đáp ứng một yêu cầu
3.2.      Sự không phù hợp nếu có xuất hiện trong hoạt động của Sở Nội vụ là sự không đáp ứng:
-         Yêu cầu của pháp luật.
-         Yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
-         Yêu cầu của nội bộ Sở Nội vụ.
-         Yêu cầu của các bên liên quan.
 

5.      Nội dung quy trình:

5.1.      Kiểm soát vấn đề không phù hợp
5.2.      Hành động khắc phục/ phòng ngừa
5.3.      Cải tiến
 

6.      Tài liệu đính kèm

6.1.      Yêu cầu Hành động khắc phục/ Hành động phòng ngừa (BM 8.5-01)
6.2.      Đề nghị hành động cải tiến (BM 8.5-02)

5.1.      Kiểm soát vấn đề không phù hợp:

Người chịu trách nhiệm Bước CV Nội dung Làm theo tài liệu
Người phát hiện 5.1.1
Phát hiện vấn đề không
phù hợp
 
Tại các hồ sơ/
tài liệu
 
Chuyên viên  
5.1.2

Thông báo cho các bên liên quan giải quyết vấn đề
 
 
Theo trình tự xử lý phát hành văn bản
Sổ theo dõi xử lý hồ sơ
 
Chuyên viên
 
5.1.3
Kiểm tra kết quả thực hiện xử lý
vấn đề không phù hợp và thực hiện tiếp theo trình tự công việc
 
Văn bản
 
 
 
Chuyên viên
 
 
 
5.1.4 Lưu hồ sơ   
QT 4.2
 
DIỄN GIẢI
5.1.1. Phát hiện vấn đề không phù hợp:
E Đối với tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
E Trong các quá trình khác liên quan đến phạm vi áp dụng ISO 9001: 2008 của Sở Nội vụ
5.1.2. Thông báo cho các bên liên quan giải quyết vấn đề:
-         Đối với trường hợp phức tạp: Nếu xem xét thấy hồ sơ nộp chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ với quy định nhưng phức tạp (ảnh hưởng tới thời gian và tính pháp lý của hồ sơ) thì cần phải làm văn bản theo đúng trình tự phát hành văn bản/ công văn đi.
-         Đối với trường hợp đơn giản: Trường hợp đơn giản không gây ảnh hưởng tới thời gian xử lý hồ sơ và tính pháp lý của hồ sơ thì chuyên viên có thể thông báo bằng điện thoại cho tổ chức/ cá nhân nhưng đảm bảo không ảnh hưởng tới thời gian xử lý, tính pháp lý của hồ sơ. Sau đó phải cập nhật vào sổ theo dõi quá trình xử lý hồ sơ của phòng để theo dõi.
-          Đối với các loại hồ sơ,công văn Sở xử lý trễ hạn so với ngày hẹn :  Sở sẽ gọi điện thoại cho tổ chức/ cá nhân và xin hẹn lại ngày trả kết quả.
-          Đối với các quyết định, giấy chứng nhận, …: Đã trả kết quả cho tổ chức/cá nhân nhưng sai tên, địa chỉ, ngày - tháng - năm ….   thì Sở sẽ tiếp nhận, điều chỉnh và trả kết quả cho tổ chức/ cá nhân trong ngày làm việc (thuộc thẩm quyền của Sở phê duyệt); không quá 03 ngày (thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh phê duyệt).
-          Đối với các văn bản đã ban hành nhưng không phù hợp (về thể thức, nội dung, thời gian….), tùy theo tính chất của từng văn bản mà Sở sẽ thông báo (điện thoại hoặc bằng văn bản) để thu hồi hoặc hủy bỏ hoặc đính chính….
5.1.3 Kiểm tra kết quả thực hiện xử lý vấn đề không phù hợp và thực hiện tiếp công việc
Chuyên viên sau khi tiếp nhận lại các tài liệu/ hồ sơ đã được bổ sung, điều chỉnh từ các tổ chức cá nhân (phải có dấu văn bản đến hoặc dấu hiệu để xác định thời gian tiếp nhận lại tài liệu/ hồ sơ tại Văn phòng để làm căn cứ tính thời gian tiếp theo) có trách nhiệm tiếp tục xử lý hồ sơ theo đúng trình tự đã quy định. Nếu tiếp tục có vấn đề không phù hợp phát sinh thì quay lại bước 5.1.2.
5.1.4 Lưu hồ sơ:
Chuyên viên nơi phát sinh vấn đề không phù hợp có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ liên quan
 

5.2.            Thực hiện hành động khắc phục/ hành động phòng ngừa:

Người chịu trách nhiệm Bước CV Nội dung Làm theo tài liệu
Lãnh đạo Sở/ TBP  
5.2.1

Xác định cần thiết thực hiện HĐKP/HĐPN
Lập yêu cầu thực hiện HĐKP/HĐPN
Flowchart: Decision: Duyệt
Thực hiện HĐKP/HĐPN
Kiểm tra việc thực hiện HĐKP/HĐPN
Quyết định cuối cùng
 
BM 8.5-01
 
 
TBP/ Chuyên viên
 
5.2.2
 
BM 8.5-01
 
 
TBP/ Chuyên viên
 
5.2.3

Đề xuất HĐKP/HĐPN

 
 
BM 8.5-01
 
Lãnh đạo Sở    
5.2.4
 
BM 8.5-01
 
 
 
Người được phân công
 
 
5.2.5
 
BM 8.5-01
 
 
Người được phân công
 
 
5.2.6
 
BM 8.5-01
 
Lãnh đạo Sở  
5.2.7
 
 
BM 8.5-01
 
 
Cán bộ nơi thực hiện HĐKP/HĐPN
 
5.2.8
Isosceles Triangle: Lưu hồ sơ  
QT 4.2
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DIỄN GIẢI
5.2.1 Xác định cần thiết thực hiện HĐKP/HĐPN:
Lãnh đạo Sở Nội vụ/ Trưởng phòng (Ban, Trung tâm) xác định việc cần thiết phải thực hiện HĐKP/HĐPN:
·        Đối với HĐKP: Khi nhiều vấn đề không phù hợp đã xuất hiện có hệ thống tái diễn nhiều lần gây tổn thất cho Sở Nội vụ.
·        Đối với HĐPN: Nhằm mục đích ngăn chặn vấn đề không phù hợp tiềm tàng có thể xảy ra tại Sở Nội vụ bất kỳ lúc nào gây tổn thất.
5.2.2. Lập yêu cầu thực hiện HĐKP/HĐPN và xác định nguyên nhân:
TBP/ Chuyên viên có trách nhiệm lập yêu cầu thực hiện HĐKP/HĐPN theo BM 8.5-01:
·        Đối với HĐKP: Đánh dấu vào ô Hành động khắc phục:
-         Ghi rõ vấn đề không phù hợp, lần xuất hiện, thời gian xuất hiện, số lượng.
-         Xác định nguyên nhân đã gây nên vấn đề không phù hợp trên.
·        Đối với HĐPN: Đánh dấu vào ô Hành động phòng ngừa và xác định nguyên nhân tiềm ẩn có thể gây ra vấn đề không phù hợp tiềm tàng.
·        Việc xác định nguyên nhân bao gồm:
-         Con người
-         Hồ sơ đầu vào
-         Phương pháp thực hiện (các hướng dẫn, tài liệu)
-         Máy móc thiết bị
-         Môi trường
-         Nguyên nhân khác
5.2.3 Đề xuất HĐKP/HĐPN
TBP/ Chuyên viên đề xuất HĐKP/HĐPN theo BM 8.5-01 căn cứ vào việc đã xác định nguyên nhân tại bước 5.1.2. Việc đề xuất HĐKP/HĐPN nhằm giải quyết những nguyên nhân đã được xác định và ghi vào BM 8.5-01
5.2.4 Duyệt:

Lãnh đạo Sở duyệt chấp nhận HĐKP/HĐPN theo BM 8.5-01
5.2.5 Thực hiện HĐKP/HĐPN:
Người được phân công có trách nhiệm thực hiện HĐKP/HĐPN theo quyết định đã được phê duyệt và ghi đầy đủ kết quả thực hiện vào BM 8.5-01
5.2.6 Kiểm tra việc thực hiện HĐKP/HĐPN:
Người được phân công có trách nhiệm kiểm tra HĐKP/HĐPN có trách nhiệm kiểm tra kết quả thực hiện và ghi chép vào BM 8.5-01
5.2.7. Quyết định cuối cùng:
Lãnh đạo Sở Nội vụ xem xét kết quả thực hiện HĐKP/HĐPN để đảm bảo việc thực hiện đã hoàn tất.
5.2.8 Lưu hồ sơ:
Chuyên viên nơi thực hiện HĐKP có trách nhiệm lưu trữ BM 8.5-01
 
 
 
 

5.3.            Cải tiến thường xuyên:

Người thực hiện Bước Nội dung Tài liệu
 
ĐDCL/TBP
 
5.3.1

Tập hợp các thông tin cần thiết cho việc cải tiến
 
BM 8.5-02
 
ĐDCL/TBP
 
 
 
5.3.2

Xác định các mục tiêu cần phải cải tiến và tình trạng ban đầu
 
BM 8.5-02
 
TBP/ Chuyên viên
 
 
5.3.3

Đề xuất các biện pháp cho việc
cải tiến
 
BM 8.5-02
ĐDCL
 
 
 
5.3.4

Xem xét các phương án cải tiến và trình Lãnh đạo Sở
 
BM 8.5-02
Flowchart: Decision: DuyệtLãnh đạo Sở
 
 
5.3.5
   
 
BM 8.5-02
 
 
Bộ phận/ Người được phân công
 
 
5.3.6

Triển khai thực hiện chương trình
cải tiến
 
BM 8.5-02
ĐDCL/TBP
 
 
5.3.7

Xem xét kết quả thực hiện
 
BM 8.5-02
 
Lãnh đạo Sở
 
5.3.8
Diamond: Quyết định áp dụng chính thức  
BM 8.5-02
Bộ phận nơi thực hiện cải tiến
TKTL
 
 
5.3.9
Isosceles Triangle: Lưu hồ sơ  
QT 4.2
 
 
 
 
 
 
 
DIỂN GIẢI
5.3.1 Tập hợp các thông tin cần thiết cho việc cải tiến:
Khi có yêu cầu, ĐDCL/TBP xem xét các thông tin cần thiết cho việc cải tiến liên quan đến:
-         Kiểm soát vấn đề không phù hợp
-         Hành động khắc phục
-         Hành động phòng ngừa
-         Khiếu nại của tổ chức/ cá nhân
-         Sự thỏa mãn của các tổ chức/ cá nhân
-         Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ
-         Kết quả cuộc họp xem xét của Lãnh đạo gần nhất
 
5.3.2. Xác định các mục tiêu cần phải cải tiến:
ĐDCL/TBP xác định các mục tiêu cần phải cải tiến liên quan đến hoạt động của phòng và hệ thống chất lượng của Sở Nội vụ theo BM 8.5-02
 
5.3.3 Đề xuất các phương án cải tiến
TP đề xuất các phương án thích hợp, dự trù chi phí thực hiện và ghi chép vào BM 8.5-02
 
5.3.4 Xem xét các phương án cải tiến
ĐDCL xem xét các phương án đề xuất và ghi vào BM 8.5-02
 
5.3.5 Duyệt phương án cải tiến phù hợp
Lãnh đạo Sở Nội vụ xem xét phương án phù hợp trước khi quyết định thực hiện theo BM 8.5-02
 
5.3.6 Triển khai thực hiện
Bộ phận/Chuyên viên được phân công có trách nhiệm thực hiện phương án cải tiến đã được phê duyệt. Sau khi thực hiện ghi chép vào BM 8.5-02
 
5.3.7 Xem xét kết quả thực hiện
ĐDCL/TBP xem xét kết quả thực hiện việc cải tiến trong thực tế và báo cáo kết quả thực hiện cho Lãnh đạo Sở theo BM 8.5-02
 
5.3.8 Quyết định cuối cùng
Lãnh đạo Sở Nội vụ quyết định cuối cùng, áp dụng chính thức phương án cải tiến theo BM 8.5-02
 
5.3.9 Lưu hồ sơ của việc cải tiến
-         TKTL/ Chuyên viên nơi cải tiến lưu BM 8.5-02

Tác giả bài viết: Ban ISO
Đánh giá bài viết
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết
 
    

Tin tiêu điểm
Download

Open all | Close all











NHIỆT LIỆT CHÀO MỪNG THÀNH CÔNG CỦA ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ SỞ NỘI VỤ LẦN THỨ II, NHIỆM KỲ 2015-2020