CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI WEBSITE SỞ NỘI VỤ QUẢNG TRỊŠ
03:42 ICT Thứ ba, 26/09/2017


Hướng dẫn sử dụng phần mềm HSCV và VB qua mạng

Đăng lúc: Thứ tư - 18/04/2012 15:12 - Người đăng bài viết: Lê Đại Hành
Hướng dẫn sử dụng phần mềm HSCV và VB qua mạng

Hướng dẫn sử dụng phần mềm HSCV và VB qua mạng

Để công tác gửi nhận văn bản và xử lý hồ sơ công việc qua mạng được thốnh nhất và thuận tiện, Văn phòng xin hướng dẫn cụ thể các quy trình đối với Lãnh đạo, Chuyên viên.




1. Đối với Lãnh đạo:
TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

 Xử lý Văn bản đến do Văn thư chuyển lên.

  • Vào Xử Lý -> Văn bản đến -> Nhấp đôi vào Văn bản cần xem
  • Nhấp chuột vào tên File VB đến được đính kèm để xem nội dung
  • Sau khi đọc nội dung VB đến xong, đóng File này lại. Nhấp chọn Bút phê
  • Nhấp đôi vào mục Người xử lý chính
    • Chọn người xử lý chính
    • Nhấp Chấp nhận
  • Nhấp đôi vào mục Người đồng xử lý
    • Chọn người đồng xử lý
    • Chọn Chấp nhận
  • Nhập nội dung yêu cầu
  • Nhấp nútChuyển

Người xử lý chính sẽ đứng đầu tiên trong danh sách nhận VB đến. Người đồng xử lý đứng thứ hai trở đi trong danh sách đó chỉ nhận VB theo hình thức Để biết hoặc phối hợp thực hiện

(Sau bước Phân VB này, Văn thư sẽ căn cứ vào việc phân VB để chuyển VB giấy đến người xử lý chính.

 Trường hợp Lãnh đạo Cơ quan là người Xử lý chính

(Là người đầu tiên trong danh sách nhận VB đến do Người phân văn bản phân xư lý)

  • Trường hợp Lãnh đạo cơ quan là người xử lý chính, thì bộ phận Văn thư chuyển văn bản giấy cho Lãnh đạo cơ quan.
  • Trong trường hợp Lãnh đạo cơ quan phân xử lý VB tiếp cho chuyên viên thì thực hiện bút phê như Người phân xử lý văn bản và bộ phận Văn thư sẽ căn cứ vào việc phân xử lý VB của Lãnh đạo để chuyển VB giấy ( cùng hồ sơ đi kèm - nếu có) cho chuyên viên được phân xử lý.
ĐỂ XEM PHIẾU TRÌNH CỦA CHUYÊN VIÊN : XỬ LÝ -> VĂN BẢN TRÌNH

 Tiếp nhận phiếu Trình thông qua
 
  • Chọn Xử lý -> Văn bản trình-> Chọn mục Phiếu trình GQCV. Nhấp đôi vào phiếu trình cần xem
  • Nhấn nút Cập nhật, ta có giao diện như sau
  • Xem ý kiến của người trình
  • Nhấp vào tên của file VB được đính kèm để xem nội dung
  • Để sửa VB dự thảo, nhấp chuột phải vào tên VB đính kèm -> Chọn Save Target as...-> Lưu VB này vào máy. Sau đó sửa trên VB vừa lưu đó.
  • Để đính kèm lại VB đã sửa vào phiếu: Tại mục VB đính kèm, Nhấp Browse, chọn VB đã sửa-> Nhấp OPEN để đính vào
  • Để cho ý kiến: Gõ vào phần Ý kiến của Lãnh đạo thông qua
  • Nhấp Lưu -> Thông qua

Khi đã Thông qua, phiếu này không còn nằm trong ngăn Văn bản trình nữa

 Xử lý phiếu Trình duyệt

  • Chọn Xử lý -> Văn bản trình -> Chọn mục Phiếu trình GQCV. Nhấp đôi vào phiếu trình cần xem.
  • Nhấn Cập Nhật
  • Đọc VB đính kèm :(Giống như đối với Phiếu Trình thông qua)
  • Sửa VB dự thảo: (Giống như đối với Phiếu Trình thông qua)
  • Đính kèm lại VB đã sửa:(Giống như đối với Phiếu Trình thông qua)
  • Cho ý kiến chỉ đạo : Trong mục Giải quyết của Lãnh đạo
  • Nhấp Lưu -> Duyệt

Khi đã Duyệt, phiếu này không còn nằm trong ngăn Văn bản trình nữa.

 Phiếu sao lục (Sao y)

Vào Xử lý -> Văn bản trình -> Phiếu sao lục -> Nhấp đôi vào phiếu trình, ta có được giao diện sau

  • Gõ vào nơi nhận (hoặc giữ nguyên theo ý kiến của chuyên viên đề nghị)
  • Nhập các thông tin theo hình sau:
  • Nhấp Lưu -> Duyệt -> Quay về
HỒ SƠ CÔNG VIỆC

 Tạo Hồ sơ công việc không xuất phát từ Văn bản đến

Lãnh đạo cơ quan có thể tạo lập một HSCV xuất phát từ yêu cầu thực tế mà mà không phải xuất phát từ một công văn đến nào.

  • Vào Menu Xử lý -> Hồ sơ công việc
  • Nhấp nút Tạo HSCV
  • Gõ vào tên của HSCV trong cửa sổ nhỏ xuất hiện-> OK

(Theo thứ tự 1 -> 2 -> 3 như trong hình sau)

  • Giao diện Hồ sơ công việc sẽ xuất hiện. Nhấp nút Lưu -> Thoát
  • Như vậy trong ngăn chứa Hồ sơ công việc sẽ xuất hiện thêm một HSCV có tên như ta đã đặt ở trên
 Xóa Hồ sơ công việc

Ta có thể xóa một Hồ sơ công việc do bản thân lập ra. Sau khi xóa, trong ngăn Hồ sơ công việc sẽ không còn tên của HSCV đó nữa

  • Vào Xử lý -> Hồ sơ công việc
  • Chọn HSCV cần xóa -> Nhấp nút Xóa HSCV

Lưu ý:Sau khi HSCV đã được xóa, nhưng các phiếu trình (đã được trình) trong HSCV đó vẫn còn thể hiện trong ngăn Văn bản trình, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo cơ quan vẫn có thể xem phiếu trình đó.

 Lãnh đạo giao việc

Sau khi Trưởng phòng Lập HSCV (xuất phát từ 1 VB đến hoặc không),

  • Vào Xử lý -> Hồ sơ công việc -> Nhấp đôi vào HSCV cần giao
  • NhấpGiao việc -> Chọn người -> Gõ ý kiến chỉ đạo vào mục Nội dung yêu cầu
  • Nhấp Chấp nhận

Sau khi chọn Chấp nhận thì HSCV trên sẽ xuất hiện trong ngăn Hồ sơ công việc của chuyên viên được giao.

2. Đối với Chuyên viên: 
 

TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN

  • Kích chuột vào Xử lý -> Văn bản đến , màn hình xuất hiện giao diện trang “Văn bản đến”
  • Nhấp đôi vào VB cần xem
  • Xem phần Thông tin xử lý Văn bản: Người có tên đầu tiên trong danh sách là người xử lý chính, những người từ vị trí thứ hai trở đi chỉ nhận VB để biết hoặc phối hợp thực hiện.
  • Nếu thấy VB giao không đúng lĩnh vực thì chuyên viên Nhấp nút Trả lại, nhập vào lý do trả. Nhấn OK để trả VB đến lại cho người phân xử lý VB
  • Nếu không trả lại, nhấp vào nút Quay về
 Đối với người xử lý chính

(Là người đầu tiên trong danh sách nhận VB đến do Người phân VB hoặc Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo phòng phân xử lý)

a, Trưởng phòng bút phê VB đến cho chuyên viên trong phòng của mình

(Trong trường hợp T.Phòng là người xử lý chính - người đầu tiên trong danh sách nhận VB đến - và muốn bút phê lại cho chuyên viên trong phòng)

  • Sau khi đọc nội dung VB đến (file đính kèm), đóng file kèm lại.
  • Nhấp nút Bút phê
  • Trong cửa sổ mới xuất hiện: Cho ý kiến chỉ đạo,chọn chuyên viên trong phòng của mình, nhấn chấp nhận
  • Nhấn “Chuyển” để chuyển văn bản cho người được bút phê
  • => Nếu Trưởng phòng không muốn bút phê thì phải Xử lý VB đến giống như mọi chuyên viên khác, theo các cách xử lý dưới đây.

a, Các cách xử lý Văn bản đến

  • Để biết: Đối với những VB đến chỉ có ý nghĩa để biết. Chuyên viên nhấp chọn VB đến -> Nhấp nút Để biết. VB đó sẽ được chuyển vào ngăn VB nhận để biết
  • Lập HSCV: Đối với những VB cần phải lập HSCV để xử lý. Chuyên viên nhấp chọn VB đến -> Nhấp nút Lập HSCV -> Gõ vào Tên HSCV -> OK . VB đó sẽ không nằm trong ngăn Văn bản đến nữa mà tên HSCV mới sẽ xuất hiện trong ngăn Hồ sơ công việc
XỬ LÝ PHIẾU TRÌNH

 Lập phiếu trình

  • Mở HSCV ra -> Nhấp chọn biểu tượng của Phiếu trình
  • Trong cửa sổ tiếp theo, có thể (hoặc không cần) chọn VB đến kèm theo phiếu trình
  • Nhấn nút Chấp nhận
  • Gõ vào tên của Phiếu trình cần lập (Lập phiếu về việc gì ?) -> OK
  • Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết trên Phiếu trình, chuyên viên chọn 1 trong 3 cách tương ứng với các trường hợp trình sau:
    • Trình Tham khảo để lấy ý kiến tham khảo của chuyên viên:
      • Nhấp nút Tham khảo
      • Chọn người cần tham khảo -> Chấp nhận
      • Nhấn nút Quay về
    • Trình Thông qua ý kiến của Trưởng phòng:
      • Nhấp nút Trình TQ
      • Chọn người thông qua -> Chấp nhận
      • Nhấn nút Quay về
    • Trình Lãnh đạo cơ quan duyệt:
      • Nhấp nút Trình duyệt
      • Chọn người ký duyệt -> Chấp nhận
      • Nhấn nút Quay về
 Kiểm tra phiếu trình

a, Chuyên viên kiểm tra phiếu trình của chính mình theo từng HSCV

  • Vào Xử lý -> Hồ Sơ công việc -> Mở HSCV có phiếu trình cần kiểm tra ra
  • Nhấp vào biểu tượng của phiếu trình cần kiểm tra để mở phiếu trình đó ra xem ý kiến của chuyên viên hoặc lãnh đạo

b, Xem phiếu trình Tham khảo của người khác để tham gia ý kiến

  • Vào Xử lý -> Văn bản trình, nhấp đôi vào Phiếu trình GQCV.
  • Tên của người được trình được hiển thị ra ngoài, chuyên viên nhấp vào đó để mở phiếu trình ra xem
  • Nhấp đôi vào Phiếu cần xem
  • Nhấp nút Cập nhật
  • Xem ý kiến của người trình
  • Xem nội dung file VB đính kèm: Nhấp vào tên của file VB đính kèm
  • Muốn lưu VB dự thảo vào máy để sửa, nhấp chuột phải vào tên VB đính kèm -> Chọn Save Target as... -> Chọn thư mục để lưu -> Nhấp Save. Mở file VB vừa lưu này ra để tham gia ý kiến trên file này
  • Để đính kèm lại VB đã có tham gia ý kiến : Tại mục VB đính kèm (trên phiếu trình), nhấp Browse , chọn VB đã có ý kiến tham gia -> Nhấp OPEN để đính vào
  • Để cho ý kiến: Gõ vào phần Ý kiến của các bộ phận thuộc đơn vị

c, Chuyên viên kiểm tra và tổng hợp ý kiến phúc đáp trên phiếu trình

  • Vào Xử lý -> Hồ Sơ công việc -> Mở HSCV có phiếu trình cần kiểm tra ra -> Mở phiếu trình ra kiểm tra ý kiến phúc đáp
  • Đọc ý kiến phúc đáp của chuyên viên hoặc Lãnh đạo trên phiếu trình
  • Mở file VB đính kèm trả lại của chuyên viên hoặc Lãnh đạo (nếu có) để đọc nội dung đã sửa: Nhấp vào tên file đính kèm -> chọn Open
  • Sửa lại file dự thảo trên máy (nếu cần)
  • Lập lại phiếu trình (Phiếu trình lần 2,3,4...) có đính kèm file đã sửa nội dung của chuyên viên để trình lại cho Lãnh đạo
 Trình Lãnh đạo cơ quan duyệt khi có ý kiến thông qua của Trưởng phòng
  • Vào Xử lý -> Hồ Sơ công việc -> Mở HSCV có phiếu trình cần kiểm tra ra
  • Nhấp vào biểu tượng của phiếu trình cần kiểm tra để mở phiếu trình đó ra xem ý kiến của lãnh đạo.

Tùy theo yêu cầu của Trưởng phòng để thực hiện một trong hai thao tác sau:

  • Nếu Trưởng phòng đồng ý trình LĐ cơ quan duyệt mà không cần sửa nội dung dự thảo:
    • Nhấp vào nút Cập nhật trên phiếu trình
    • Nhấp Trình Duyệt trên phiếu trình
    • Chọn người để trình (LĐ cơ quan)
    • Chấp nhận
  • Nếu Trưởng phòng yêu cầu sửa nội dung rồi trình LĐ cơ quan duyệt luôn:
    • Sửa nội dung theo yêu cầu của Lãnh đạo VP (Sửa trên Word)
    • Lập phiếu trình mới để trình LĐ cơ quan duyệt có đính kèm nội dung VB đã sửa theo yêu cầu của Trưởng phòng.
    • Trong phiếu trình mới này phải ghi rõ ý kiến của Trưởng phòng
    • Chọn nút Trình Duyệt cho phiếu mới này
    • Chọn người để trình.
    • Chấp nhận
  • Nếu LĐ cơ quan có sửa nội dung thì chuyên viên phải lập lại phiếu trình mới và thực hiện lại theo quy trình trình văn bản.
 Trường hợp LĐ cơ quan không xử lý phiếu trình trên máy
  • Chuyên viên mở phiếu trình đã có ý kiến của Trưởng phòng ra
  • Nhấp nút Lập trang In
  • In phiếu trình này
  • In VB có nội dung đúng như đã trình và có ý kiến của Trưởng phòng
  • Trình LĐ cơ quan Phiếu trình vừa in và VB dự thảo trên giấy kèm theo
 Lập phiếu Sao lục (Đề nghị Sao y)
  • Đưa VB đến cần sao lục vào một HSCV
  • Nhấp chọn VB đến  -> Nhấp nút Lập HSCV -> Gõ vào Tên HSCV -> OK
  • Nhấp nút Lưu -> Nhấp vào biểu tượng của Phiếu Sao lục
  • Chọn Văn bản đến trong cửa sổ mới xuất hiện để đính kèm
  • Chấp nhận
  • Điền thông tin vào mục Nơi nhận
  • Nhấp nút Lưu -> Trình -> Chọn người để trình (LĐ cơ quan)
  • Chấp nhận -> Quay về

Khi LĐ cơ quan nhận được phiếu trình này, LĐ có thể thay đổi nơi nhận. Chuyên viên có thể biết được việc thay đổi này bằng cách mở phiếu này ra và nhìn thấy

 Khi Lãnh đạo cơ quan đã ký ban hành trên máy - Ký ban hành trên giấy

Sau khi chuyên viên thấy LĐ đã đồng ý ban hành trên máy, in nội dung văn bản giấy (phải đảm bảo giống nội dung đã trình LĐ ký trên máy) trình LĐ ký ban hành trên văn bản giấy theo quy định.

 Chuyển VB ban hành sang máy Văn thư

Trước khi chuyển VB giấy đã có chữ ký ban hành sang máy Văn thư, chuyên viên phải chuyển file VB ban hành đó sang máy Văn thư:

  • Mở HSCV có chứa các phiếu trình đã được đồng ý ban hành VB cần chuyển
  • Nhấp nút Cập nhật
  • Nhấp vào biểu tượng của mục Văn bản dự thảo
  • Gõ vào trích yếu của VB dự thảo -> OK
  • Cửa sổ VB dự thảo xuất hiện (Hình 16), chọn Loại văn bản, Lĩnh vực, Người ký, Cơ quan ban hành, Chức vụ. Không nhập Số văn bản, Ngày văn bản (do Văn thư nhập khi vào sổ VB đi)
  • Đính kèm file VB dự thảo: Nhấp vào nút Browse (Hình 16) để tìm đến file VB dự thảo (đảm bảo giống VB đã được ký trên giấy), chọn VB đó -> OPEN
  • Nhấp Lưu -> Chuyển Văn thư -> OK
  • Gắn vào HSCV: Đối với những VB liên quan đến 1 HSCV cũ đã lập. Nhấp chọn VB đến -> Nhấn nút Gắn vào HSCV -> Chọn HSCV đã có -> Chấp nhận
  • Gắn vào Hồ sơ Hồi báo: : Nhấp chọn VB đến -> Nhấn nút Gắn vào HSHB ->Chọn HSHB đã có Chấp nhận
 Đối với người không xử lý chính VB đến
(Người thứ hai trở đi trong danh sách nhận VB đến do Người phân VB hoặc Lãnh đạo phòng phân xử lý)
  • Người thứ hai trở đi trong danh sách nhận VB đến chỉ tiếp nhận VB "để biết" hoặc phối hợp thực hiện.
    • Chọn, đánh dấu các VB đến
    • Nhấp vào nút Để biết
  • Sau khi nhấn nút Để biết thì VB đến đó được đưa vào ngăn VB nhận để biết , không còn trong ngăn Văn bản đến nữa.

HỒ SƠ CÔNG VIỆC

 Tạo Hồ sơ công việc không xuất phát từ Văn bản đến

Trưởng phòng hoặc chuyên viên có thể tạo lập một HSCV xuất phát từ yêu cầu thực tế mà mà không phải xuất phát từ một công văn đến nào.

  • Vào Menu Xử lý -> Hồ sơ công việc
  • Nhấp nút Tạo HSCV
  • Gõ vào tên của HSCV trong cửa sổ nhỏ xuất hiện-> OK

(Theo thứ tự 1 -> 2 -> 3 như trong hình sau)

  • Giao diện Hồ sơ công việc sẽ xuất hiện. Nhấp nút Lưu -> Thoát
  • Như vậy trong ngăn chứa Hồ sơ công việc sẽ xuất hiện thêm một HSCV có tên như ta đã đặt ở trên
 Xóa Hồ sơ công việc

Ta có thể xóa một Hồ sơ công việc do bản thân lập ra. Sau khi xóa, trong ngăn Hồ sơ công việc sẽ không còn tên của HSCV đó nữa

  • Vào Xử lý -> Hồ sơ công việc
  • Chọn HSCV cần xóa -> Nhấp nút Xóa HSCV

Lưu ý:Sau khi HSCV đã được xóa, nhưng các phiếu trình (đã được trình) trong HSCV đó vẫn còn thể hiện trong ngăn Văn bản trình, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo cơ quan vẫn có thể xem phiếu trình đó.

 Trưởng phòng giao việc

Sau khi Trưởng phòng Lập HSCV (xuất phát từ 1 VB đến hoặc không), T.Phòng có thể giao công việc này lại cho chuyên phòng mình xử lý

  • Vào Xử lý -> Hồ sơ công việc -> Nhấp đôi vào HSCV cần giao
  • NhấpGiao việc -> Chọn người -> Gõ ý kiến chỉ đạo vào mục Nội dung yêu cầu
  • Nhấp Chấp nhận

Sau khi chọn Chấp nhận thì HSCV trên sẽ xuất hiện trong ngăn Hồ sơ công việc của chuyên viên được giao.


Tác giả bài viết: Admin
Đánh giá bài viết
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết
 
    

Tin tiêu điểm
Download

Open all | Close all











NHIỆT LIỆT CHÀO MỪNG THÀNH CÔNG CỦA ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ SỞ NỘI VỤ LẦN THỨ II, NHIỆM KỲ 2015-2020