CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI WEBSITE SỞ NỘI VỤ QUẢNG TRỊŠ
22:53 ICT Thứ bảy, 18/01/2020


Tên / Số / ký hiệu : 675/HD-SNV
Về việc / trích yếu

Thủ tục thẩm định và quy trình hủy tài liệu hết giá trị đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị

Ngày ban hành 24/10/2019
Loại văn bản Công Văn
Đơn vị / phòng ban Phòng CCHC
Lĩnh vực VT lưu trữ
Người ký duyệt Bùi Thị Hồng Phương
Cơ quan / đơn vị ban hành Sở Nội vụ
Tải về máy Đã xem : 33 | Đã tải: 9
Nội dung chi tiết
HƯỚNG DẪN
Thủ tục thẩm định và quy trình hủy tài liệu hết giá trị
đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị

 
 
 

Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
 Để thực hiện hủy tài liệu hết giá trị theo quy định, Sở Nội vụ hướng dẫn thủ tục thẩm định và quy trình hủy tài liệu hết giá trị đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) trên địa bàn tỉnh, như sau:
I. NGUYÊN TẮC CHUNG
1. Việc hủy tài liệu hết giá trị tại cơ quan, tổ chức phải thực hiện thống nhất, đúng thủ tục và đúng quy trình quy định.
2. Tài liệu hết giá trị trước khi huỷ phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và được cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên thẩm định trước khi người có thẩm quyền ra quyết định huỷ.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức khi xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả Mục lục hồ sơ và tài liệu giữ lại.
4. Khi huỷ tài liệu hết giá trị phải huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu và phải lập biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
5. Định kỳ vào ngày 30 tháng 6 hàng năm, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo bộ phận lưu trữ cơ quan tiến hành rà soát danh mục và khối lượng tài liệu lưu trữ của đơn vị, loại ra tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu hết giá trị, tài liệu không có giá trị để Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan xem xét hủy; rà soát báo cáo thống kê công tác lưu trữ vào ngày 30 tháng 12 hàng năm theo yêu cầu tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ.
II. THẨM QUYỀN, THỜI HẠN THẨM ĐỊNH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Sở Nội vụ thẩm định tài liệu hết giá trị theo đề nghị của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh.
2. Phòng Nội vụ huyện, thành phố, thị xã chịu trách nhiệm giúp UBND huyện, thành phố, thị xã (gọi chung là UBND cấp huyện) thẩm định tài liệu hết giá trị của UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là UBND cấp xã) và các  đơn vị sự nghiệp thuộc UBND cấp huyện.
3. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp thẩm định tài liệu hết giá trị theo đề nghị của người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
4. Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp tiến hành thẩm định về thủ tục xét hủy và thành phần, nội dung tài liệu hết giá trị; kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu; lập Biên bản thẩm định; trả lời ý kiến thẩm định bằng văn bản.
5. Thời hạn thẩm định tài liệu hết giá trị không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị thẩm định hợp lệ.
6. Các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị theo Khoản 4, Mục III Hướng dẫn này.
III. QUY TRÌNH, THỦ TỤC HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Thành lập Hội đng xác định giá trị tài liệu
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập; Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ tổ chức xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu có giá trị giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.  (Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức theo mẫu tại Phụ lục I).
a) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
+ Cấp Phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Chủ tịch Hội đồng;
+ Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức): Phó Chủ tịch Hội đồng;
+ Đại diện lãnh đạo phòng, ban, đơn vị có tài liệu đưa ra để xét hủy: Ủy viên;
+ Công chức (viên chức) làm công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức (gọi chung là Lưu trữ cơ quan): Ủy viên kiêm Thư ký.
- Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện
+ Cấp phó của người đứng đầu cơ quan: Chủ tịch Hội đồng;
+ Công chức có tài liệu đưa ra để xét hủy: Ủy viên;
+ Công chức làm công tác văn thư; lưu trữ của Phòng: Ủy viên kiêm Thư ký.
- Đối với UBND cấp xã
+ Phó Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách công tác Văn phòng - Thống kê: Chủ tịch Hội đồng;
+ Công chức có tài liệu hoặc công chức bộ phận có tài liệu đưa ra xét hủy: Ủy viên;
+ Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã: Ủy viên kiêm Thư ký.
b) Phương thức làm việc Hội đồng xác định giá trị tài liệu trong việc xét hồ sơ, tài liệu hết giá trị đề nghị hủy
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp, các thành viên Hội đồng chịu trách nhiệm xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị với các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu; đồng thời kiểm tra thực tế tài liệu để xác định tài liệu còn giá trị cần bảo quản và tài liệu hết giá trị cần hủy.
- Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số về tài liệu dự kiến hủy; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp, có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng trước khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Biên bản được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm định tài liệu hết giá trị.
2. Lập Danh mục tài liệu hết giá trị
Danh mục tài liệu hết giá trị thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II và được lập trong hai trường hợp sau:
a) Tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý là tài liệu có thông tin trùng lặp, bị bao hàm, không có giá trị (bản photo, bản nháp, bản không dấu và không chữ ký,..) hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định được lập thành các tập, sắp xếp theo phương án phân loại hoặc Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 
b) Những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản (bao gồm tài liệu bảo quản trong kho Lưu trữ cơ quan; tài liệu do cán bộ, công chức, viên chức, người được giao nhiệm vụ quản lý) được thống kê, hệ thống hóa theo thứ tự nhóm hồ sơ, tài liệu theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
3. Viết Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị là bản tóm tắt tình hình khối tài liệu, thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu hết giá trị. Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị theo hướng dẫn tại Phụ lục III.
4. Hoàn thiện hồ sơ gửi cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm định
Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu;
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Danh mục tài liệu hết giá trị (đã được chỉnh sửa sau khi họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu);
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (theo mẫu tại Phụ lục IV);
- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục V).
- Tờ trình đề nghị hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục VI);
5. Hoàn thiện hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu
a) Đối với hồ sơ, tài liệu trong Danh mục đề nghị hủy nhưng cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp yêu cầu giữ lại bảo quản thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm hoàn thiện lại hồ sơ trước khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định hủy.
- Những hồ sơ, tài liệu yêu cầu giữ lại tiếp tục lưu trữ phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (khối) tài liệu tại Lưu trữ cơ quan;
- Hoàn thiện hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị: Ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được phép hủy; đánh số lại trật tự các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các bó, tập; viết lại lý do hủy.
b) Trình cấp có thẩm quyền ra Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục VII).
IV. TỔ CHỨC HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Thẩm quyền quyết định cho hủy tài liệu hết giá trị
a) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quyết định cho phép huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ;
b) Đối với hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ cấp huyện (do Phòng Nội vụ hoặc Văn phòng UBND cấp huyện quản lý) đã hết giá trị hoặc hết thời hạn bảo quản, Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện xem xét, quyết định hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
c) Chủ tịch UBND cấp xã quyết định cho phép huỷ tài liệu hết giá trị của UBND xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Nội vụ;
d) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định cho phép huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình.
2. Việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau
a) Căn cứ Quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc hủy tài liệu hết giá trị,
b) Đóng gói tài liệu hết giá trị.
c) Lập Biên bản bàn giao tài liệu hủy (theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII).
d) Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu bằng cách cắt xén nhỏ, ngâm nước hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế.
đ) Lập Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị (theo hướng dẫn tại Phụ lục IX).
e) Cơ quan, tổ chức gửi Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy tài liệu hết giá trị về Sở Nội vụ trong thời hạn 10 ngày sau khi thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị.
3. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị
a) Việc hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ, gồm:
- Tờ trình về việc hủy tài liệu hết giá trị;
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
- Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
- Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị;
- Các tài liệu có liên quan khác.
b)  Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Lưu ý: Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu hưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị. Việc hủy tài liệu điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Đề nghị Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp cấp tỉnh, Tổng Công ty và Doanh nghiệp nhà nước; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện tại cơ quan, đơn vị mình và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện việc hủy hồ sơ, tài liệu theo quy định.
2. Trong quá trình thực hiện có phát sinh, vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức và địa phương phản ánh về Sở Nội vụ, số 23 Duy Tân, phường Đông Lương, thành phố Đông Hà, tỉnh Quảng Trị để phối hợp thực hiện
 
NHIỆT LIỆT CHÀO MỪNG THÀNH CÔNG CỦA ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ SỞ NỘI VỤ LẦN THỨ II, NHIỆM KỲ 2015-2020